RECOMENDAÇÕES PARA A UTILIZAÇÃO DO SERVIÇO DE E-MAIL INSTITUCIONAL

Para assegurar padrões satisfatórios de qualidade na prestação do serviço de e-mail institucionais de órgãos públicos, faz-se necessária a especificação de um conjunto de medidas e recomendações sobre a utilização dos recursos tecnológicos a ele vinculados.

Desta forma, este documento esclarece de forma geral as recomendações básicas para utilização do serviço.                                                        

1. As caixas postais de usuários de domínios .gov.br são mantidas com recursos orçamentários públicos e, portanto, são destinadas, exclusivamente, para atender aos interesses do órgão público; 

2. A inserção automática, ‘, ou adquirida por qualquer meio, de qualquer endereço eletrônico de usuários de domínios .gov.br em listas de mala direta, anúncios comerciais, redes sociais, sem prévia autorização de seu responsável (usuário do sistema) é proibida. 

Mensagens não reconhecidas pelo usuário poderão ser classificadas como SPAM pelo próprio usuário e poderão ser recusadas pelo sistema a partir desta classificação. 

Ao persistirem as mensagens o usuário poderá notificar ao setor responsável para que esta possa orientar ou tomar as medidas legais e administrativas quando cabíveis; 

3. A inserção de endereços de domínios .gov.br nas condições acima citadas representa o USO NÃO AUTORIZADO DE RECURSOS COMPUTACIONAIS DE PROPRIEDADE DO ÓRGÃO RESPONSÁVEL, o que sujeita o infrator às penalidades previstas em leis e do RJU (Regime Jurídico Único); 

4. Toda subscrição em listas de divulgação de endereços de domínios .gov.br é de responsabilidade do usuário do sistema e do setor pelo qual ele está vinculado; 

5. Nenhum endereço atribuído ao usuário deverá ser negociado comercialmente; 

6. Não há qualquer acesso ao conteúdo da mensagem por parte dos administradores do sistema. 

As regras são executadas automaticamente pelo sistema de correio eletrônico. Ações humanas na administração do sistema são permitidas apenas na configuração das regras e sempre com aval do setor responsável; 

7. O e-mail institucional é um dos meios de comunicação do órgão público. O sistema registra as movimentações das mensagens bem como o seu recebimento e envio. É responsabilidade de cada usuário ler periodicamente seus e-mails ou os e-mails do setor pelo qual ele é responsável; 

8. O e-mail institucional não deverá ser utilizado para: 

1. disseminar anúncios publicitários, mensagens de entretenimento e mensagens do tipo “corrente”, vírus ou qualquer tipo de programa de computador ou outra que não seja destinada ao desempenho de suas funções ou para atividades que envolvam as atividades institucionais de qualquer órgão público; 

2. enviar arquivos de áudio, vídeo ou animações, salvo os que tenham relações com os objetivos institucionais do órgão público; 

3. executar outras atividades lesivas, tendentes a comprometer a intimidade de nossos usuários, a segurança e a disponibilidade do sistema, ou a imagem institucional dos órgãos públicos. 

11. O setor ou o funcionário responsável pelo setor terá direito a um e-mail institucional enquanto sua matrícula continuar ativa e caso haja disponibilidade tecnológica, desde que autorizado pela chefia imediata; 

12. O usuário do sistema poderá configurar o redirecionamento das suas mensagens de sua caixa postal institucional para contas de correio eletrônico pessoal de sua propriedade. Entretanto, o serviços de hospedagem não se responsabiliza pelo tratamento dos dados feitos por outros provedores de serviço de e-mail; 

13. É recomendado que os usuários mantenham cópias de segurança de seus e-mails. A própria ferramenta de correio eletrônico possui funções que auxiliam nesta tarefa; 

14. O órgão público poderá modificar essas regras de uso do correio eletrônico institucional a qualquer momento; 

Toda alteração será divulgada para os usuários do sistema. 

15. As Mensagens eletrônicas e seus anexos armazenados, gerados ou transmitidos com eles para fins produtivos, são de propriedade do órgão público a ela vinculado e, portanto, passíveis de auditoria; 

Auditorias tem como finalidade a manutenção da segurança de toda infraestrutura de Tecnologia da Informação e Comunicação, bem como resguardar os objetivos desta Instituição.

O usuário é responsável por: 

• Utilizar uma senha com 

 o conteúdo da caixa postal para dar tratamento adequado e oportuno às mensagens recebidas e mantê-lo de acordo com as normas integrantes do órgão público a ela vinculado? 

• Examinar o conteúdo da caixa postal para dar tratamento adequado e oportuno às mensagens recebidas e mantê-lo de acordo com as normas integrantes do órgão público a qual ela está vinculada? 

• Por questões de segurança, sigilo ou estratégia, ao responder ou encaminhar mensagens, observar se não há conteúdo fazendo parte desta e que não deva ser de conhecimento de terceiros, limpando o ou eliminando o conteúdo em caso positivo? 

• Zelar para que não sejam enviadas mensagens indevidas com o uso de suas credenciais?
• Enviar mensagens somente aos destinatários relacionados com o assunto, evitando-se sobrecarregar a caixa de entrada de todos? 

• Não utilizar a facilidade de repasse automático de mensagens para endereços externos ao Órgão público? 

• Não enviar ou repassar mensagens que abordem direta ou indiretamente, sob qualquer pretexto, racismo, discriminação, ataque pessoal, calunia, difamação, injuria ou sexo? mensagens para transacionar agiotagem, correntes, “pirâmides” de qualquer tipo e comércio de pessoa jurídica que não sejam de interesse dos órgãos a ela vinculado e mensagens com fins de manifestação político-partidária, propaganda eleitoral, de associações ou sindicatos. 

• Não utilizar e-mails com intuito de explorar pirataria de software, musicas, livros ou qualquer propriedade intelectual, pornografia, pedofilia, nudismo, armamento, drogas e artigos de descaminho ou contrabando? 

• Manutenção da caixa postal, arquivando as mensagens importantes e mantendo cópia de segurança do conteúdo de sua caixa postal?

Esteja atento as seguintes situações: 

Desconfie de mensagens (e-mails) que contêm anexos ou links, principalmente se:

• Oferecerem vantagens ou dinheiro rápido;
• Promoções;
• Alterações de senhas de banco;
• Fotos;
• Cobranças;
• Boletos bancários, etc..

Não clique em links que apareçam no conteúdo da mensagem de correio eletrônico. Esse procedimento é especialmente importante em mensagens cuja origem não seja absolutamente fidedigna. O endereço que aparece no texto pode ser facilmente reencaminhado para seus contatos, pode conter vírus ou outras "pragas virtuais". 

Apague-as e, principalmente, não caia na tentação de responder ou fazer download de anexos, isso confirmará a existência da sua conta.

A exemplo, citamos a técnica de “phishing” que utiliza cartas falsas de entidades bancárias ou instituições financeiras com links redirecionados e que levam o usuários a divulgar dados sensíveis.

Não se transforme em um “spammer”, reenviando correntes da sorte, distribuindo boatos (hoaxes), divulgando informações que podem NÃO ser do interesse dos seus contatos. Grande parte dessas mensagens também possuem vírus ou "pragas digitais", não dissemine-as.

Desconfie sempre dos arquivos enviados em anexo, mesmo que a origem seja conhecida, pelo fato de o endereço do remetente poder ter sido forjado; trata-se de um esquema utilizado por intrusos chamado spoofing.

A solicitação de criação de correio eletrônico institucional para funcionários de qualquer órgão públicos com matrícula e repartições (departamentos) diversos, deverá ser formalizada através de uma Ordem de Serviço (ou ticket de atendimento) que deverá ser aberta.